A imagem de folhas impressas e descartadas próximo a impressoras, o chamado rascunho, é comum na maioria das empresas. Além do desperdício que é altamente prejudicial à sustentabilidade do nosso planeta, ele auxilia no consumo exagerado e desnecessário de papel e toner, alavancando despesas com uma conta que não deveria ser preocupação para nenhum gestor de custos.

Para se ter uma ideia deste problema, uma empresa joga fora a cada ano em média 500 quilos de papel, consumindo 15 árvores adultas e cerca de 100 mil litros de água, e cada cartucho de impressora descartado no meio ambiente leva dez séculos para se decompor.

O desperdício na atividade de impressão além de ser um problema econômico é também um problema ecológico.

A ELST possui expertise na condução de projetos licitatórios para contratação de serviços de outsourcing, auxiliando sua empresa a maximizar os ganhos com a implantação desta metodologia de contratação.

Atualmente existem tecnologias interessantes sendo implementadas no segmento de impressões por empresas especializadas na gestão de outsourcing que possibilitam reduzir custos e gerenciar gastos. Como por exemplo, tinta à base de cera, que substitui a utilização de toner e cartuchos, com um custo bem menor.

Existe também o modelo de pagamento por impressão ou bilhetagem, e mecanismos que possibilitam identificar custos específicos por tipo de  impressão. Antigamente os custos eram realizados com base em cópias Preto/Branca ou Coloridas. Atualmente já é possível identificar o percentual de tinta usada na impressão é pagar de acordo com a faixa de tinta colorida usada na impressão. Está única ação que já produz uma redução de custo de 20% aproximadamente no custo de impressão.

No geral a economia média com a adoção do sistema outsourcing varia de 10% a 50%, dependendo da situação atual da organização.

Para condução deste processo, inicialmente é realizada uma entrevista com cada usuário responsável, a fim de identificar oportunidades e desafios. Em paralelo é realizada a busca de potenciais fornecedores, de acordo com as necessidades levantadas. O terceiro passo é a realização do processo de visitas técnicas com os potenciais fornecedores, para análise do parque de impressão das unidades para o desenvolvimento de soluções que atendam às suas necessidades, visando a padronização e racionalização do processo e previsão de despesas. Ou seja, estudamos o parque de impressão do cliente, constatamos dados quantitativos de insumos, máquinas e usuário (já levantados na primeira etapa do processo), e então apresentamos a melhor estratégia para otimização da estrutura de impressão.

Geralmente cada proponente apresenta tecnologia e metodologia própria de aplicação para melhorias no parque gráfico, o que dificulta a criação de um escopo totalmente rígido para ser cotado pelo mercado. Mas é possível desenvolver, com base na análise de vários escopos apresentados, um escopo com configurações mínimas que devem ser seguidas por cada participante. Os demais pontos fazem parte da expertise do fornecedor e pode ser considerado como um diferencial competitivo.

O projeto de outsourcing de impressão leva, em média, de 04 a 05 meses para ser finalizado e de 01 a 03 meses para ser implementado na organização.

Benefícios gerados com a implantação do outsourcing de impressão:

• Redução considerável do desperdício;
• A tarefa de impressão deixa de ser responsabilidade da organização;
• Reposição de suprimentos, compra de equipamentos, manutenção e atualização tecnológica passam a ser responsabilidade da Contratada;
• Acesso a informações gerenciais sobre quem e quanto se imprime de cada usuário ou setor específico, facilitando alocação de gastos em centro de custos;
• Maior controle em todo parque de impressões, possibilitando a redução de custos por página impressa, com eliminação de gastos ocultos (impressão de e-mail, de documentos pessoais, de documentos perdidos, entre outros), de gastos com manutenção, suprimentos e atualizações;
• Possibilidade pagamento por ticket de impressão, ou seja, você paga pelo que usar;
• Economia de até 50% nos custos atuais com impressões.